I.R.I.S. – Nota general sobre la privacidad

Los siguientes Servicios están sujetos a esta Política de privacidad:

• Rellenar un formulario en una de nuestras aplicaciones o páginas web.
• Registrar un producto de I.R.I.S. mediante un formulario web o el asistente integrado en nuestras aplicaciones.
• Pedir un producto en nuestra tienda electrónica.
• Participar en una encuesta o concurso.
• Usar nuestro portal de socios o el portal de socios Therefore.
• Asistir a uno de los actos que organizamos o visitar uno de nuestros stands en un evento.
• Recibir una consulta de nuestros usuarios, por ejemplo, sobre la reparación o actualización de un servicio o producto que ofrecemos, y cumplir nuestras obligaciones al respecto.
• Recibir información publicitaria de productos o servicios que pueda resultar de interés para nuestros clientes y sus empresas.
• Contactar con nuestros equipos de asistencia técnica o abrir un ticket en nuestro sistema de tickets.

Recopilamos información personal en los siguientes casos:

• Si usted expresa interés en un producto o servicio que ofrecemos: recopilamos el nombre y la información de contacto de la empresa en el momento de la interacción. Por ejemplo, si se pone en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web, visita nuestro stand en un evento o nos llama para informarse sobre un producto o servicio, apuntaremos sus datos personales para poder realizar el seguimiento de su consulta y ofrecerle otros productos o servicios que puedan interesarle para su negocio.
• Si se registra para obtener un Servicio que ofrecemos: se le pedirán algunos datos personales que son necesarios para crear su cuenta en el portal de socios y ofrecerle nuestros Servicios. Algunos de los campos son obligatorios. Si no nos proporciona la información marcada como obligatoria, es posible que no podamos proporcionarle dichos Servicios o parte de ellos.
• Cuando utiliza nuestros Servicios: es posible que recopilemos y procesemos información personal relativa al uso de dichos Servicios para mejorar la experiencia global y cumplir nuestras obligaciones con el objetivo de lograr su plena satisfacción.
• Cuando realizamos estudios de mercado y buscamos posibles compradores: para asegurarnos de que nos estamos dirigiendo al público objetivo correcto, en ocasiones podemos adquirir listas de marketing y otras bases de datos de contactos. Es posible que en ellas aparezca su nombre, dirección de correo electrónico y teléfono del trabajo. De todos modos, no adquirimos listas de marketing con datos personales privados, a menos que estas listas estén en total consonancia con las reglas de consentimiento incluidas en el Reglamento General de Protección de Datos.
• Para mejorar su experiencia de usuario y la calidad general de nuestros Servicios. Conocer sus datos personales básicos nos permite personalizar las comunicaciones que le enviamos. Por ejemplo, recopilamos los datos de su cargo para proporcionarle información publicitaria que sea relevante para sus funciones en la empresa.

Crear cuentas en línea
Esta información personal es la que nos proporciona cuando crea una cuenta en línea (por ejemplo en nuestros portales de socios), que le identifica a usted y no a su empresa, con su nombre, cargo, y dirección de correo electrónico y teléfono del trabajo. Existen varios motivos por los que necesitamos esta información:

• Para verificar su identidad y ayudar a la identificación de los usuarios. Por ejemplo, su correo electrónico le sirve de nombre de usuario para iniciar una sesión en su cuenta y acceder a los Servicios de I.R.I.S.
• Para enviar avisos importantes. Por ejemplo, si nos proporciona su dirección de correo electrónico, podemos enviarle la confirmación de sus pedidos. También le enviaremos comunicaciones sobre compras o cambios en nuestros términos, condiciones y políticas.

A continuación se explica con mayor detalle cómo utilizamos la información recogida.

Responder a consultas de clientes
Procesamos sus datos personales para responder a sus consultas e identificar a los usuarios. Es posible que guardemos su número de teléfono cuando haga clic para llamarnos y lo utilicemos en el futuro para identificarle; si rellena un formulario en nuestro sitio web o aplicación, también podemos guardar sus datos identificativos para hacer un seguimiento de su consulta y resolverla con mayor eficacia.

Uso del navegador, información del dispositivo e interacción
En ocasiones recopilamos información sobre sus acciones (varias visitas al sitio, interacciones, palabras clave, producción de contenidos en línea, cookies, etc.) cuando accede a nuestros Servicios para que podamos configurar una «imagen» del cliente a lo largo del tiempo. También se recoge información sobre los dispositivos y métodos que utiliza para interactuar con los Servicios y contenidos de I.R.I.S., entre los que se incluyen los portales de socios.

Combinamos la información sobre comportamiento (como la actividad del navegador) con la información personal, pero no guardamos ningún dato personal relativo a los campos que haya dejado vacíos durante el proceso de inscripción. Cuando el uso de información que le identifique personalmente no sea necesario para lograr los objetivos descritos en este apartado, solo procesaremos la información de comportamiento en su conjunto.

Recopilamos información sobre su sistema operativo y navegador web cuando visita un sitio web de I.R.I.S. o utiliza nuestros Servicios; entre estos datos se incluye información que se registra automáticamente cuando utiliza nuestros Servicios (p. ej. información solicitada, marca de tiempo o dirección IP). En aquellos casos en que lo exijan las leyes vigentes, antes de almacenar de forma permanente o temporal los datos de su dispositivo, o acceder a ellos, le informaremos de forma clara y completa sobre la finalidad del tratamiento de su información personal y le pediremos su consentimiento.

Procesaremos su información de comportamiento, dispositivos e interacciones con las siguientes finalidades:

• Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y servicios, y desarrollar otros nuevos:
  • Por ejemplo, la información sobre cómo navega por nuestros sitios web o busca productos puede servir para el análisis de datos y la investigación con el fin de ofrecer una mejor experiencia al usuario, proporcionarle unos resultados de búsqueda más relevantes o estructurar la forma en la que la información se muestra en nuestros Servicios.
  • Cuando instala una aplicación móvil de I.R.I.S., se envía a I.R.I.S. un número de aplicación único junto con información sobre su dispositivo, lo que facilita a I.R.I.S. el mantenimiento de sus aplicaciones y Servicios y le permite ofrecer actualizaciones automáticas.

• Mejorar su experiencia de usuario y la calidad general de nuestros Servicios:
  • Su actividad, como las páginas que visita o los contenidos que visualiza, nos indica lo que considera importante e interesante de nuestros Servicios, lo que nos permite adaptar su experiencia en función de sus intereses y mostrarle contenidos personalizados.
  • Los identificadores de dispositivo y plataforma nos permiten saber qué dispositivo utiliza para acceder a nuestros Servicios a fin de personalizarlos y optimizarlos para su dispositivo y mejorar su experiencia de usuario (p. ej. proporcionándole más publicidad y contenidos relevantes en el dispositivo o navegador que utiliza).
  • Almacenar datos localmente en su dispositivo nos permite mejorar aspectos como el rendimiento del sitio web y la carga de contenidos aunque esté desconectado.

• Proporcionarle información publicitaria, como contenidos y ofertas más pertinentes, y las últimas noticias sobre productos y eventos que pueden resultarle de interés:
  • Por ejemplo, hacer clic en un enlace a un tutorial desde un correo electrónico publicitario, o seguir a I.R.I.S. en Facebook o Twitter.
  • Entender cómo y dónde interactúa con I.R.I.S. nos permite proporcionarle información más personalizada y útil a través de los canales de comunicación que prefiere.

• Proteger a otros usuarios y a I.R.I.S:
  • Controlamos las actividades infrecuentes o sospechosas en nuestros Servicios, como el abuso automatizado, para poder solucionarlo con rapidez e informarle de si se producen actividades fraudulentas que afectan a su cuenta.
  • También es posible que usemos su información personal para realizar auditorías internas y cumplir así con los requisitos legales vigentes.

Detalles de los productos, uso de los productos e historial de atención al cliente y asistencia técnica
Se trata de información acerca de los productos de I.R.I.S. (como el modelo de producto, número de serie y fecha de compra), de cómo configura y utiliza sus productos de I.R.I.S. (p. ej., la configuración del escáner y/o del software) y nuestros Servicios, así como detalles sobre las interacciones con I.R.I.S. sobre el servicio al cliente, garantías y reparaciones. En ocasiones, esta información está vinculada a su negocio, pero otras veces se debe vincular necesariamente a usted.

Algunos de los datos de esta categoría no se pueden considerar información personal, pero igualmente aplicaremos todas las medidas necesarias para garantizar su privacidad. Procesaremos estos datos con los siguientes objetivos:

• Facilitarle más información práctica, contenidos y ofertas más útiles, actualizaciones recientes para solucionar problemas y las últimas noticias sobre productos y eventos. Por ejemplo, si sabemos qué configuración del escáner prefiere, podemos ofrecerle información personalizada más útil, como consejos y trucos específicos, recursos de aprendizaje o información sobre cursos de formación que puedan ser de su interés.

• Proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y servicios, y desarrollar otros nuevos. Saber cómo se utilizan nuestros productos nos ayuda a identificar aquellas características que debemos mejorar o añadir en futuros productos.

• Ayudarle a solucionar cualquier problema que tenga con un producto o servicio de I.R.I.S.:
  • Debemos conocer la información de su producto para poder resolver sus consultas con mayor eficacia y proporcionarle información que sea específica de dicho producto.
  • Saber qué sistema operativo utiliza nos permite resolver sus consultas de forma más eficaz, ofreciéndole información sobre los controladores que debe descargar.
  • También utilizamos esta información para evaluar si su producto de I.R.I.S. está cubierto por la garantía.

Prestar servicios
Para poder apoyar a su empresa y proporcionarle los Servicios contratados, es posible que debamos recopilar datos personales a fin de poder realizar reparaciones y prestar servicios. Para poder concertar una cita cuando sea necesario, necesitamos tener los datos de contacto de alguien de su empresa. Estas son algunas situaciones de ejemplo:

• si nos llama para solicitar una reparación o servicio,
• si rellena un formulario que le enviamos sobre uno de nuestros productos,
• si nos llama para concertar una visita o la recogida de un dispositivo.

empresas, garantizamos que elegimos a socios de confianza con los que compartimos los mismos valores.

Buscar nuevos clientes
Para ofrecer nuestros productos y servicios a usuarios que puedan estar interesados en ellos, en ocasiones obtenemos información de contacto de nuestros socios en el sector, así como de organismos profesionales que proporcionan estos datos a las empresas. Cuando obtenemos la información de contacto de esta forma, nos aseguramos de que los datos de contacto no formen parte de un servicio nacional de exclusión publicitaria.

Realizar encuestas y usar los resultados para mejorar nuestros productos y servicios
En ocasiones enviamos encuestas y formularios de evaluación a nuestros clientes. Si nos proporciona su nombre e información de contacto, responderemos a sus comentarios, le proporcionaremos información que pueda ser de su interés y le añadiremos a nuestra base de datos de marketing (si no quiere ser incluido en esta base de datos, normalmente podrá especificarlo al responder a la encuesta).

Información sobre compras
En I.R.I.S. guardamos su historial de compras de productos y servicios realizadas a través de los Servicios de I.R.I.S. De este modo, podemos proporcionar, mantener, proteger y mejorar los productos y servicios, así como desarrollar otros nuevos. También enviamos avisos importantes sobre compras o cambios en nuestros términos, condiciones y políticas.

Información sobre pagos
Cuando realiza una compra de productos o servicios a través de los Servicios de I.R.I.S., no procesamos ni guardamos sus datos bancarios o de tarjetas de crédito o débito. Los pagos se realizan a través de plataformas de otras entidades que no nos comunican su información bancaria.

Cookies y otras tecnologías
Las cookies y otras tecnologías (por ejemplo, las balizas web) son pequeños fragmentos de información usados para almacenar datos técnicos o personales, identificar a los usuarios de un servicio y activar determinadas funcionalidades. Para obtener más información sobre las cookies usadas por nuestros Servicios y cómo rechazarlas, lea la información sobre nuestra política de cookies de cada uno de nuestros Servicios, que podrá consultar desde la página de inicio de nuestros sitios web o la sección pertinente de nuestras aplicaciones.

Requisitos legales y reglamentarios y otros objetivos empresariales
En ocasiones debemos procesar su información personal para cumplir con las leyes y reglamentos vigentes (por ejemplo, en aquellos casos en los que debemos notificar un posible intento de estafa).

Otros motivos por los que podemos procesar su información pueden ser negociar, concluir y ejecutar contratos, gestionar cuentas e historiales, realizar actividades de responsabilidad social corporativa e investigaciones internas o de tipo legal.

Este marco jurídico dependerá de los motivos expuestos anteriormente para recopilar y usar dicha información. En casi todos los casos, el marco jurídico será uno de los siguientes:

• Interés comercial legítimo de I.R.I.S.: siempre que sea necesario para I.R.I.S. conocer a nuestros clientes, promocionar nuestros productos y servicios, y operar con eficacia como multinacional fabricante de productos de imagen y proveedora de servicios de TI. Para obtener más información, consulte la sección 3.1.
• Ejecución de un contrato con su empresa: en caso de que haya pedido productos y servicios de I.R.I.S. y debamos utilizar sus datos de contacto e información de pago a fin de procesar el pedido y entregarle dichos productos o servicios.
• Cumplimiento de la legislación: en caso de que I.R.I.S. esté sometida a una obligación legal y deba utilizar su información personal para cumplirla.
• Consentimiento: por ejemplo, en aquellos casos en los que nos haya proporcionado información de forma voluntaria para participar en un concurso. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, por ejemplo, enviando un correo electrónico a la dirección de contacto que se indica más abajo o una carta a una de las direcciones de I.R.I.S. que también aparecen a continuación.

Intereses legítimos

Entre los intereses legítimos de I.R.I.S. destacan comprender a nuestros clientes de una forma que nos permita crear y publicitar nuevos productos y servicios, y ofrecerles una mejor experiencia de cliente. Por ejemplo:

• Dentro de este marco jurídico, realizamos análisis para poder ofrecer a nuestros clientes una experiencia personalizada y para poder mejorar, mantener y gestionar nuestros productos y servicios de un modo que nos permita satisfacer sus expectativas.
• Debemos usar su información para poder ofrecer un mejor servicio a su empresa y mantener los productos y servicios que utiliza.
• Nos implicamos en el desarrollo de los productos para mejorar nuestros productos y servicios, y en este proceso utilizamos sus comentarios procedentes de encuestas y otras fuentes.
• Como hacen la mayoría de las empresas, siempre que esté permitido publicitamos nuestros nuevos productos y servicios que puedan ser de su interés, dándole siempre la opción de darse de baja.

4.1. En I.R.I.S.

Restringimos el acceso a los datos personales solo a aquellos integrantes de nuestro grupo de empresas que necesitan conocer dicha información. Por ejemplo, nos reservamos la posibilidad de comunicar los datos personales que recopilamos a nuestros departamentos de ventas locales o centros de asistencia locales para poder proporcionarle nuestros Servicios en su zona.

4.2. Fuera de I.R.I.S. (socios y otras empresas)

Salvo en los casos descritos en este documento o en los casos en los que haya dado su consentimiento, no comunicamos la información personal procesada a otros individuos o empresas, para su propio uso, que no formen parte del grupo empresarial de I.R.I.S.

Es posible que comuniquemos su información personal a las siguientes empresas con los fines que aquí se describen:

• Proveedores u otras empresas subcontratadas con los que tenemos una relación empresarial y que nos proporcionan productos y servicios para que, a su vez, I.R.I.S. pueda proporcionarle nuestros Servicios (almacenamiento y entrega, mantenimiento y reparación, desarrollo de software, alojamiento y administración de páginas web).
• Proveedores de servicios que realizan nuestras campañas de marketing o las encuestas a clientes en nuestro nombre.
• Empresas de procesamiento de pagos, agencias crediticias y proveedores de servicios de prevención antifraude a fin de procesar los pagos y, en caso necesario, prevenir fraudes.
• Asesores profesionales y jurídicos, con el fin de obtener asesoramiento de tipo comercial, financiero o jurídico.
• En caso de que vendamos alguno de nuestros activos empresariales, es posible que comuniquemos información personal al comprador potencial. En estas circunstancias, haremos todo lo posible para asegurarnos de que el comprador cumpla con los términos de esta Política de privacidad.
• En circunstancias excepcionales, es posible que se comuniquen datos personales a terceros, como las autoridades policiales u órganos reguladores, con el fin de proteger nuestros derechos y propiedades o la seguridad de nuestros clientes, trabajadores y activos.
• También es posible que, en caso necesario, comuniquemos su información personal para cumplir con una obligación legal de alguna jurisdicción, incluido el caso de que la obligación surja de una decisión o acto voluntario (por ejemplo, la decisión de operar en un país u otra decisión relacionada).

Su información personal se almacena en servidores seguros y no se procesa para ningún fin que no esté recogido en esta Política de privacidad. Los servidores que utiliza I.R.I.S. para almacenar esta información solo permiten el acceso a personal autorizado, e I.R.I.S. garantiza que se adoptan las medidas de seguridad adecuadas.

Por desgracia, ninguna transmisión de datos por Internet o sistema de almacenamiento de datos se pueden considerar 100 % seguros. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ha dejado de ser segura (por ejemplo, si cree que la seguridad de una cuenta que utiliza con nosotros se ha visto comprometida), póngase en contacto con nosotros de inmediato con la información de contacto que se indica más abajo.

Utilizamos a distribuidores y proveedores de servicios de todo el mundo. Por lo tanto, es posible que el tratamiento de su información personal se realice en un país que no sea su país de residencia, incluso si vive en Europa, y en alguno de estos países es posible que tenga unos derechos más limitados que en su jurisdicción por lo que respecta a su información personal. Si transferimos información personal a un país con un nivel de protección jurídica inferior por lo que respecta a la información personal, le garantizamos que su derecho a la privacidad estará protegido mediante las medidas adecuadas y, específicamente, mediante el uso de las cláusulas contractuales estándar de la UE, en caso de que sus datos personales se transfieran fuera del Espacio Económico Europeo. Si desea obtener más información sobre estas medidas, póngase en contacto con nosotros.

I.R.I.S. and/or other I.R.I.S. group companies may use your personal information for marketing purposes and to inform you about other products and services, which I.R.I.S. thinks might be of interest for you and your business. You can specify whether you wish to receive such information by ticking the appropriate box in your registration form.

You will be able to opt out from receiving such information at any time by editing your emailing preferences of your account or by unsubscribing using this e-mail address: [email protected]. If you unsubscribe from marketing, please note we may still contact you with service messages from time to time (for example, to confirm an order you have made or to confirm delivery details).

En determinadas jurisdicciones tiene derecho a acceder a su información personal, corregirla, actualizarla, restringirla y eliminarla o recibir una copia impresa de dichos datos, sin perjuicio de cualquier otro derecho aplicable. Puede ejercer estos derechos accediendo a su cuenta del portal de socios (en algunas circunstancias); para ello, haga clic en el enlace que encontrará en nuestros correos electrónicos de comunicación, acceda a la sección pertinente de los sitios web o aplicaciones de I.R.I.S. o utilice la información de contacto que encontrará al final de este documento.

En cuanto su información personal ya no sea necesaria para la finalidad para la que se recogió originalmente procederemos a eliminarla.

También puede solicitar su eliminación escribiendo a las direcciones que encontrará al final de este documento o a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]. En este caso, procederemos a cumplir con los requisitos legales de forma inmediata.

También tiene el derecho de oponerse al uso de su información personal para determinados fines, incluido el envío de publicidad. Consulte la sección sobre comunicaciones publicitarias más arriba para obtener más información sobre cómo darse de baja para no recibir este tipo de informaciones.

De conformidad con la ley vigente, cumpliremos cualquier solicitud para ejercer sus derechos. Sin embargo, se debe tener en cuenta que estos derechos presentan algunas limitaciones y que, en determinados casos, es posible que no podamos cumplir con su solicitud. Para realizar cualquier solicitud relativa a su información personal, o si tiene preguntas o dudas sobre estos datos, póngase en contacto con nosotros en las direcciones que se indican más abajo. También tiene derecho a presentar una queja a las autoridades de protección de datos de su zona.

I.R.I.S. conservará su información personal durante el tiempo que sea necesario para los fines establecidos en la sección 2 de esta Política de privacidad y de conformidad con los periodos de retención exigidos por la legislación vigente y durante los plazos de prescripción pertinentes. Esta cláusula no debe superar los seis años en la mayoría de las jurisdicciones. Por ejemplo, en caso de que realice una compra en nuestro sitio, conservaremos un registro de dicha compra durante el periodo necesario para poder contabilizar la factura y los impuestos, y ofrecer la garantía pertinente. Es posible que también conservemos el historial de las comunicaciones que mantengamos con usted (por ejemplo, si nos ha enviado una queja sobre uno de nuestros productos o servicios) durante el periodo necesario para protegernos de posibles demandas judiciales. En caso de que ya no sea necesario conservar su información personal, la eliminaremos. Si se da de baja de nuestras comunicaciones publicitarias, conservaremos un registro de su dirección de correo electrónico para evitar enviarle este tipo de comunicaciones en el futuro.

I.R.I.S. no eliminará su información personal en aquellos casos en que exista una relación activa o usted haya solicitado expresamente un producto o servicio (por ejemplo, una compra reciente realizada a los Servicios de I.R.I.S.).
También puede solicitar su eliminación escribiendo a las direcciones que encontrará al final de este documento o a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]. En este caso, procederemos a cumplir con los requisitos legales de forma inmediata.

Usted garantiza la calidad de la información que proporciona a nuestros Servicios. Toda la información personal que envíe a I.R.I.S. debe ser real, exacta y actual. Usted es el responsable de proporcionar información exacta, actualizada y conforme a este principio.

Para poder informarle puntualmente sobre las actividades de tratamiento de datos de I.R.I.S. iremos actualizando nuestra Política de privacidad. No ejecutaremos ninguna operación de procesamiento que ponga su información personal en riesgo, y siempre que sea necesario solicitaremos su consentimiento expreso para proteger su derecho a la intimidad. A través de nuestros Servicios le informaremos de las modificaciones que realicemos en esta Política de privacidad. También utilizaremos cualquiera de los métodos de comunicación que nos haya proporcionado para informarle sobre las modificaciones importantes en esta Política de privacidad. Si sigue haciendo uso de nuestros Servicios después de que le hayamos informado sobre la actualización de nuestra Política de privacidad, entenderemos que acepta los términos actualizados.