Readiris 16: Histórias

O papel não desapareceu definitivamente do meu trabalho diário, mesmo na era digital. O papel é facilmente danificado, destruído ou perdido; armazenar grandes volumes de documentos em papel é cansativo e dispendioso, sen falar na enorme quantidade de tempo que demora procurar um documento específico. Continuo a ter pilhas de documentos impressos, faturas, recibos e outros papéis que tenho de pesquisar manualmente e arquivar uma página de cada vez. É por isso que recentemente compreendi que instalar um software OCR é mais uma necessidade do que um luxo.

Com o Readiris, posso afirmar com toda a segurança que a minha produtividade e capacidade de resposta geral aumentaram drasticamente. O software converte automaticamente todas as pilhas de papel em PDFs pesquisáveis sem reintrodução de texto ou reformatação. A quantidade de informações perdidas devido a documentos em papel perdidos ou ficheiros digitais antigos é substancialmente reduzida. Agora posso partilhar ficheiros digitais com toda a rapidez e facilidade para que a minha pequena organização possa aceder aos mesmos em qualquer computador portátil, smartphone ou tablet graças à ligação direta do software ao SharePoint.

Quantos mais documentos em papel tiver, mais precisará de OCR, e o Readiris desempenha o seu trabalho na perfeição!

Para além de gerir os colaboradores nos estaleiros de construção, também tenho de lidar com pilhas de documentos em papel recebidos de inúmeros fornecedores. Num estaleiro de construção, os escritórios portáteis são limitados e raramente estão equipados com todas as ferramentas necessárias. Antigamente, eu reunia todos os formulários de entrega diários, voltava à sede da empresa ao fim do dia e perdia mais duas longas horas a digitalizar todos os documentos e a introduzir o texto.

Ainda não me tinha apercebido que o meu trabalho poderia evoluir tanto. Agora transporto o scanner portátil IRIScan na pasta do computador portátil entre estaleiros de construção e digitalizo todos os documentos em papel no escritório local.

A digitalização é apenas a ponta do iceberg; o software OCR fornecido é ainda mais impressionante e permite converter automaticamente os formulários em papel em ficheiros PDF. Se os meus documentos tiverem tabelas numéricas, posso transformá-los em ficheiros Excel! Acabo o trabalho em apenas alguns minutos e posso enviar tudo diretamente para os contabilistas na sede da empresa através do Dropbox. Os meus colegas podem apresentar uma maior capacidade de resposta junto dos fornecedores, sendo que eu poupo imenso tempo que posso dedicar ao trabalho de que realmente gosto,… a construção!

Não é novidade que os chefs têm de conseguir preparar uma grande variedade de refeições para todos os tipos de cliente. Para continuar a criar menus exclusivos e imaginativos, optei por basear a minha cozinha em pratos internacionais de diferentes continentes, e não há melhor forma de conhecer um ingrediente excecional ou obter informações gastronómicas do que entrar num avião e contactar com as pessoas.

Como viajo com pouca bagagem, não tenho espaço para transportar volumosos computadores portáteis ou scanners! O smartphone é o elemento tecnológico que costumo transportar. Quando preciso de registar um menu, uma ideia original ou outras informações em papel, simplesmente pego no smartphone, tiro uma fotografia do documento e exporto-a para o Evernote.

Quando regresso a casa, recupero facilmente todos os documentos da minha conta na cloud e envio-os para o software OCR para conversão para Word. Para além de não ter de introduzir todo o texto das notas, posso editá-las e acrescentar o meu toque especial aos pratos descobertos durante as viagens. Depois fico à distância de um clique de imprimir as minhas novas receitas e de as partilhar com a minha equipa. Quando pretendo arquivá-las, posso enviá-las para o Evernote.