Readiris 16: Erfahrungsberichte

Papier ist keinesfalls aus meiner täglichen Arbeit verschwunden, auch nicht im digitalen Zeitalter. Papier wird leicht beschädigt, vernichtet oder geht verloren; die Aufbewahrung von großen Mengen an Papierdokumenten ist mühsam und teuer – ganz zu schweigen von der absurden Zeit, bis ein bestimmtes Dokument gefunden ist. Ich habe immer noch ausgedruckte Papierdokumente, Rechnungen und andere Papierunterlagen, die ich von Hand durchsuchen und eins nach dem anderen archivieren muss. Von daher ist mir kürzlich klar geworden, dass die Installation einer OCR-Software mehr eine Notwendigkeit als ein Luxus ist.

Mit Readiris kann ich wirklich behaupten, dass meine Produktivität und Reaktionsfähigkeit insgesamt drastisch zugenommen hat. Die Software konvertiert automatisch meinen ganzen Papierkram in durchsuchbare PDF-Dateien, ohne dass ich etwas eintippen oder neu formatieren muss. Die Menge an verlorenen Informationen aufgrund von verlegten Papierdokumenten oder alten digitalen Dateien ist extrem zurückgegangen. Ich kann jetzt schnell und einfach digitale Dateien freigeben, sodass meine kleine Organisation dank der direkten Verbindung der Software mit SharePoint von jedem Laptop, Smartphone oder Tablet darauf zugreifen kann.

Je mehr Papierdokumente Sie haben, desto mehr brauchen Sie OCR, und Readiris erledigt diesen Job perfekt!

Außer dass ich die Leitung für die Mitarbeiter auf Baustellen habe, bin ich auch für die Massen an Papieren zuständig, die wir von zahlreichen Lieferanten erhalten. Auf Baustellen sind mobile Bürocontainer kompliziert und sie sind selten mit den erforderlichen Dingen ausgestattet. Früher habe ich alle Lieferformulare gesammelt, bin am Ende des Tages zum Firmensitz gefahren und habe zwei Extrastunden zum Scannen all dieser Dokumente und zum mühsamen Eintippen gebraucht.

Mir war zu der Zeit nicht klar, dass sich meine Arbeit so drastisch verändern könnte. Ich nehme nun immer meinen mobilen IRIScan-Scanner von Baustelle zu Baustelle in meinem Laptop-Rucksack mit und scanne meine gesamten Papiere direkt in meinem Büro vor Ort ein.

Das Scannen ist nur die Spitze vom Eisberg; die integrierte OCR-Software ist noch beeindruckender, denn mit ihr kann ich die Lieferformulare automatisch in PDF-Dateien konvertieren. Wenn in meinen Dokumenten Tabellen mit Zahlen enthalten sind, kann ich sogar diese in Excel-Dateien umwandeln. Ich bin in Minutenschnelle fertig und kann alles per Dropbox direkt an unsere Buchhalter in der Hauptgeschäftsstelle senden. Meine Kollegen können jetzt schneller auf unsere Lieferanten reagieren, während ich unglaublich viel Zeit spare, die ich jetzt meiner geliebten Arbeit widmen kann… dem Bau!

Es ist kein Geheimnis, dass Köche für Ihre Kunden aus verschiedensten gesellschaftlichen Kreisen die unterschiedlichsten Essen zubereiten müssen. Damit ich einzigartige und phantasievolle Menüs anbieten kann, habe ich mich entschieden, meine Küche an internationalen Gerichten verschiedener Kontinente zu orientieren – und am einfachsten lernt man neue, außergewöhnliche Zutaten und kulinarisches Know-how, indem man in einen Flieger steigt und alles selber mit Einheimischen ausprobiert und erkundet.

Da ich gerne mit wenig Gepäck reise, habe ich keinen Platz für einen Laptop oder Scanner in meinem Gepäck, was mir viel zu umständlich wäre! Mein Smartphone ist schon alles an Technologie, die ich mitnehme. Wenn ich ein Menü, eine originelle Idee oder andere Informationen auf Papier festhalten muss, nehme ich es einfach aus meiner Tasche heraus, fotografiere das Dokument und exportiere es in Evernote.

Wenn ich dann wieder Zuhause bin, kann ich die Dokumente alle problemlos von meinem Cloud-Konto abrufen und an meine OCR-Software zur Konvertierung in Word senden. Außer, dass ich so die ganzen Notizen nicht eintippen muss, kann ich sie sogar bearbeiten und den Gerichten, die ich auf meinen Reisen entdeckt haben, meine persönliche Note geben. Dann bin ich nur noch einen Klick vom Ausdrucken dieser neuen Rezepte und Teilen mit meiner Crew entfernt. Und wenn ich sie dann archivieren möchte, sende ich sie einfach zurück an Evernote.