Readiris 16: Ervaringen

Ondanks het digitale tijdperk is nog lang niet alle papier uit mijn dagelijkse werk verdwenen. Papier kan kapotgaan, vernietigd worden of zoekraken. Het bewaren van grote hoeveelheden papier is lastig en duur en je bent ook nog eens belachelijk veel tijd kwijt als je een bepaald document moet terugvinden. Ik heb nog steeds stapels prints, facturen, rekeningen en ander papierwerk waar ik handmatig doorheen moet en die ik stuk voor stuk moet archiveren. Ik ben dan ook kortgeleden tot de conclusie gekomen dat een OCR-softwareprogramma niet langer een luxe maar een noodzaak is.

Ik kan echt wel stellen dat met Readiris mijn productiviteit en werktempo aanzienlijk gestegen zijn. De software converteert automatisch al mijn papiertroep in doorzoekbare PDF's zonder dat ik iets hoef over te typen of opnieuw hoef op te maken. Er kan ook niet langer informatie verloren gaan door zoekgeraakte papieren documenten of verouderde digitale bestanden. Ik kan nu snel en moeiteloos digitale bestanden delen en dankzij de directe SharePoint-koppeling van het softwareprogramma heeft iedereen binnen mijn kleine organisatie er toegang toe vanaf elke laptop, smartphone of tablet.

Hoe meer papieren documenten je hebt, hoe meer OCR voor je kan betekenen. Readiris heeft voor mij absoluut zijn nut bewezen!

Ik heb niet alleen de leiding over de werkploeg op de bouwplaatsen, maar ik ben ook verantwoordelijk voor het verwerken van de stapels papier die we van de vele leveranciers krijgen. De mobiele bouwketen op bouwplaatsen zijn beperkt en zelden voorzien van de benodigde hulpmiddelen. Vroeger verzamelde ik alle leveringsbonnen van die dag, reed ik aan het eind van de dag terug naar het bedrijfskantoor en was ik nog twee uur bezig met het scannen van al deze documenten of met het overtypen van bepaalde stukken.

Ik had toen nog geen idee dat mijn manier van werken zo drastisch verbeterd kon worden. Nu neem ik mijn draagbare IRIScan-scanner in mijn laptoptas mee van de ene naar de andere bouwplaats en scan ik alle papierwerk meteen ter plaatse in de bouwkeet.

En het scannen is nog maar het begin. De bijgeleverde OCR-software is een nog grotere stap vooruit. Deze converteert namelijk de papieren leveringsbonnen automatisch naar PDF-bestanden. En als mijn documenten tabellen met getallen bevatten, kan ik deze zelfs omzetten in Excel-bestanden! Ik ben in enkele minuten klaar en ik kan alles direct naar de boekhouders op het hoofdkantoor versturen via Dropbox. Mijn collega's kunnen nu sneller reageren naar onze leveranciers en ikzelf bespaar ongelooflijk veel tijd die ik nu kan besteden aan het werk dat ik echt graag doe: bouwen!

Het is geen geheim dat koks verschillende soorten gerechten moeten kunnen bereiden voor gasten met uiteenlopende smaken en voorkeuren. Om steeds opnieuw unieke en originele menu's te kunnen samenstellen, baseer ik mijn keuken op internationale gerechten van over de hele wereld en er is geen betere manier om alles over een nieuw bijzonder ingrediënt of culinaire techniek te weten te komen dan in het vliegtuig te stappen en zelf op onderzoek te gaan bij de lokale bevolking.

Ik reis het liefst met zo weinig mogelijke bagage en een laptop of scanner meenemen in mijn handbagage vind ik te veel gedoe. Mijn smartphone is de enige 'technologie' die ik meeneem. Als ik een menu, een origineel idee of andere informatie op papier wil bewaren, dan pak ik gewoon mijn smartphone, maak ik een foto en exporteer ik deze naar Evernote.

Als ik dan weer thuis ben, haal ik al deze documenten op uit mijn cloudaccount en verzend ik ze naar mijn OCR-softwareprogramma om te converteren naar Word. Niet alleen hoef ik al deze notities niet meer over te typen, maar ik kan ze ook bewerken en mijn eigen touch geven aan de gerechten die ik tijdens mijn reizen ontdekt heb. Daarna hoef ik al deze nieuwe gerechten alleen nog maar uit te printen en aan mijn keukenbrigade te geven. En als ik ze wil archiveren, dan verzend ik ze gewoon weer naar Evernote.